Brief, bir projenin hedeflerini, kapsamını ve amaçlarını özetleyen bir belgedir. Genellikle bir projenin başlangıcında oluşturulur ve tüm proje katılımcılarının projenin hedefleri ve beklentileri konusunda aynı görüşte olduğundan emin olmak için kullanılır. Ayrıca, bir projenin istenilen bir tasarımı veya işi "Hayır, biz bunu böyle istememiştik" durumlarını önlemek için hazırlanır.
Brief kadar geri bildirim (feedback) de önemlidir. Sunulan proje istediğiniz gibi değilse, karşı tarafı muğlak ifadelerle eleştirmek yerine, "Benim aklımdaki kampanya için daha destekleyici görseller kullanılmasını düşünüyordum" gibi açık ifadeler kullanmanız faydalı olacaktır. Böylece karşı taraf da ne istediğinizi daha iyi anlayabilir.
Bir brief yazarken dikkat edilmesi gereken bazı önemli noktalar şunlar:
1. Net ve Öz Olun: Brief, hedefleri, gereksinimleri ve beklentileri açık ve öz bir şekilde ifade etmelidir. Uzun ve karmaşık cümlelerden kaçınılmalıdır.
2. Amaç ve Kapsam: Brief'in en başında projenin amacını ve kapsamını belirtin. Hangi soruna çözüm sunmayı amaçlıyorsunuz? Hangi alanları kapsıyor?
3. Hedef Kitle: Brief içinde hedef kitlenizi tanımlayın. Kimlere hizmet sunuyorsunuz veya kimlerin bu projeden etkilenmesini bekliyorsunuz?
4. Hedefler ve Beklentiler: Projenin nihai hedeflerini ve beklenen sonuçlarını belirtin. Bu hedefler ölçülebilir ve gerçekçi olmalıdır.
5. Zorluklar ve Engeller: Potansiyel zorlukları, engelleri veya riskleri öngörerek, bu sorunları nasıl ele almayı planladığınızı ifade edin.
6. Zaman Çizelgesi: Projenin başlangıç ve bitiş tarihleri ile önemli ara kilometre taşlarını belirtin. Bu, projenin takibini kolaylaştıracaktır.
7. Bütçe: Mümkünse, projenin bütçe çerçevesini belirtin. Ne kadar maddi kaynağa ihtiyaç duyulduğunu açıklayın.
8. İletişim ve İşbirliği: Brief, projede yer alan ekipler veya paydaşlar arasındaki iletişim ve işbirliği yönergelerini içermelidir.
9. Görev Dağılımı: Hangi ekip üyelerinin hangi sorumlulukları üstlendiğini ve kimin kimden bilgi alacağını belirtin.
10. Onay ve Değişiklik Süreçleri: Brief'in nasıl onaylanacağını ve gerektiğinde nasıl değiştirileceğini planlayın.
11. Dil ve Ton: Dil, profesyonel ve net olmalıdır. Jargon veya karmaşık terimlerden kaçınılmalı, anlaşılır bir dil kullanılmalıdır.
12. Görseller: İlgili grafik, resim veya şemalar ekleyerek projeyi daha iyi anlatabilirsiniz.
Brief yazarken, belirli hedeflere ve paydaşların ihtiyaçlarına odaklanmak çok önemlidir. Netlik, dürüstlük ve şeffaflık, bir brief'in başarısı için temel unsurlardır. Uygun bir şekilde hazırlanan brief, projenin sorunsuz bir şekilde ilerlemesine ve tüm tarafların aynı sayfada olmasına yardımcı olacaktır.
